Cómo hacer una factura electrónica

En la era digital, la facturación electrónica se ha convertido en una práctica esencial para empresas y autónomos. 

Esta guía te llevará paso a paso a través del proceso de creación de facturas electrónicas, asegurando que cumplas con todas las normativas legales y aprovechando al máximo las ventajas de este sistema.

Requisitos para emitir una factura electrónica

Antes de comenzar a emitir facturas electrónicas, debemos tener presentes los requisitos o datos básicos que debe contener:

• Datos fiscales completos del emisor y receptor, incluyendo nombre o razón social, dirección y NIF.
• Número y serie de la factura.
• Fecha de emisión.
• Descripción detallada de los bienes o servicios facturados.
• Base imponible, tipo impositivo y cuota resultante.
• Importe total de la factura.
• Forma y plazo de pago.
• Firma electrónica certificada para garantizar la autenticidad e integridad del documento.

Cómo hacer una factura electrónica paso a paso

1. Selección de cliente y datos básicos

• Inicia sesión en tu software de facturación electrónica: accede a tu cuenta con tus credenciales.
• Crea una nueva factura: busca y selecciona la opción «Nueva Factura» o «Crear Factura», generalmente ubicada en el panel principal o en el menú de facturación.
• Selecciona el cliente: si es un cliente existente, búscalo en tu base de datos de clientes y selecciónalo. Si es un cliente nuevo, elige la opción para añadir un nuevo cliente y completa sus datos fiscales (nombre o razón social, NIF, dirección completa, etc.).
• Ingresa los datos básicos de la factura:
  • Número de factura: la mayoría de los sistemas lo generan automáticamente, pero verifica que sea correcto.
  • Serie de factura: si utilizas series para clasificar tus facturas.
  • Fecha de emisión: generalmente se autocompleta con la fecha actual, pero puedes modificarla si es necesario.
  • Fecha de operación: si es diferente a la fecha de emisión.
• Configura los campos personalizados: si tu negocio requiere campos adicionales (como número de pedido, proyecto asociado, etc.), inclúyelos en este paso.

2. Ingreso de detalles de la factura: productos y servicios

• Añade líneas de detalle: busca la sección «Líneas de factura» o «Añadir producto/servicio». Para cada ítem, ingresa:
  • Descripción del producto o servicio
  • Cantidad
  • Precio unitario
  • Descuento (si aplica)

Utiliza el catálogo de productos (si está disponible): Si tu software tiene un catálogo predefinido, selecciona los productos o servicios directamente de allí para ahorrar tiempo y evitar errores.

• Revisa los subtotales: el sistema calculará automáticamente el subtotal por línea. Verifica que estos cálculos sean correctos.

3. Aplicación de impuestos: IVA y retenciones

• Selecciona el tipo de IVA: para cada línea de la factura, elige el tipo de IVA correspondiente (general, reducido, superreducido o exento). Si tu software lo permite, configura tipos de IVA predeterminados para ciertos productos o servicios para agilizar el proceso.
• Aplica retenciones si es necesario: si eres autónomo o si aplica a tu actividad, incluye la retención del IRPF (generalmente del 15%). Para otros tipos de retenciones (como en el caso de arrendamientos), asegúrate de seleccionar el porcentaje correcto.
• Verifica los cálculos automáticos: el software calculará automáticamente los importes de IVA y retenciones. Revisa estos cálculos para asegurarte de que son correctos.

4. Métodos de pago y otros datos necesarios

• Especifica la forma de pago: selecciona el método de pago acordado con el cliente (transferencia bancaria, domiciliación, efectivo, etc.). Si es necesario, incluye los datos bancarios para el pago.
• Establece el plazo de pago: indica la fecha de vencimiento de la factura o el plazo de pago (30 días, 60 días, etc.).
• Añade notas o condiciones especiales: utiliza el campo de notas para incluir cualquier información adicional relevante, como condiciones especiales de venta, referencias a contratos, etc. 
• Adjunta documentos si es necesario: si tu software lo permite, adjunta documentos relacionados (albaranes, contratos, etc.). 
• Previsualiza la factura: antes de finalizar, utiliza la opción de previsualización para revisar cómo se verá la factura completa. 
• Genera la factura electrónica: una vez verificados todos los datos, selecciona la opción para generar la factura electrónica.  El sistema creará el archivo en el formato requerido (generalmente XML para Facturae).
• Firma electrónicamente: si tu software no lo hace automáticamente, asegúrate de aplicar la firma electrónica avanzada o cualificada a la factura. 
• Guarda y envía la factura: guarda una copia de la factura en tu sistema. Envía la factura electrónica al cliente a través del método acordado (correo electrónico, plataforma de intercambio, etc.).

Siguiendo estos pasos detallados, podrás crear facturas electrónicas de manera eficiente y conforme a la normativa vigente. Trata de verificar dos veces todos los datos antes de emitir la factura final para evitar errores y la necesidad de rectificaciones posteriores.

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Cómo emitir una factura electrónica desde tu software de contabilidad

La mayoría de los software de contabilidad modernos incluyen funcionalidades para emitir facturas electrónicas. El proceso general suele ser:

• Accede a la sección de facturación de tu software.
• Selecciona la opción de crear una nueva factura electrónica.
• Completa los campos requeridos siguiendo los pasos mencionados anteriormente.
• Verifica que todos los datos estén correctos.
• Genera la factura en formato electrónico (usualmente XML o PDF firmado digitalmente).
• Envía la factura al cliente a través del medio acordado (correo electrónico, plataforma de intercambio, etc.).

Cómo cumplir con las normativas legales al crear una factura electrónica

Para garantizar el cumplimiento normativo en la creación de facturas electrónicas, es importante seguir estas recomendaciones: 

• Utiliza software certificado o la plataforma proporcionada por la AEAT.
• Incluye todos los elementos obligatorios mencionados en los requisitos.
• Asegúrate de que la factura incluya un código identificativo alfanumérico y un código QR según las especificaciones de Hacienda.
• Conserva las facturas electrónicas durante el periodo establecido por la ley fiscal.
• Facilita el acceso a las facturas si es requerido por las autoridades fiscales.

Errores comunes al hacer una factura electrónica y cómo evitarlos

La transición a la facturación electrónica puede ser un proceso desafiante, y es natural que surjan algunos errores durante la adaptación. Conocer los fallos más frecuentes y cómo prevenirlos es esencial para garantizar un proceso de facturación fluido y conforme a la normativa.

Omisión de datos obligatorios

Uno de los errores más frecuentes es la omisión de información normativa en la factura electrónica. Para evitar este problema, se implementa un proceso de revisión exhaustivo antes de emitir cada factura. Asegúrate de que todos los campos requeridos estén completos, incluyendo los datos fiscales del emisor y receptor, la descripción detallada de los bienes o servicios, los importes desglosados, y la información sobre impuestos aplicables. 

Uso de un formato incorrecto

El formato de la factura electrónica establece su validez legal. En España, el formato estándar es Facturae, y es imprescindible utilizar la versión más reciente. Para evitar errores de formato, asegúrate de que tu software de facturación esté actualizado y configurado para generar facturas en el formato Facturae vigente. Realiza comprobaciones periódicas para verificar que las facturas generadas cumplen con las especificaciones técnicas requeridas por la Agencia Tributaria.

Olvido de la firma digital

La firma electrónica es un elemento obligatorio que garantiza la autenticidad e integridad de la factura electrónica. Olvidar aplicar la firma digital o utilizar una firma no válida puede invalidar la factura. Para prevenir este error, configura tu software para que aplique automáticamente la firma electrónica avanzada o cualificada a cada factura. Además, verifica regularmente que el certificado digital utilizado para la firma esté vigente y cumpla con los requisitos legales.

Falta de conservación de copias

La conservación adecuada de las facturas electrónicas es tan importante como su emisión correcta. No mantener un archivo digital seguro de las facturas emitidas puede resultar en problemas legales y fiscales. Implementa un sistema de archivo electrónico robusto que permita almacenar todas las facturas emitidas durante el período exigido por la ley (generalmente 4 años). Asegúrate de que este sistema permita un acceso fácil y rápido a las facturas cuando sea necesario, ya sea para auditorías internas o inspecciones fiscales.

Errores en los cálculos de impuestos

Aunque los sistemas de facturación electrónica automatizan los cálculos, es posible cometer errores en la aplicación de impuestos, especialmente en casos de múltiples tipos impositivos o exenciones. Para evitar este problema, revisa cuidadosamente los cálculos de impuestos en cada factura antes de emitirla. Considera implementar un proceso de doble verificación para facturas complejas o de alto valor.

Falta de actualización del software

Utilizar un software desactualizado puede llevar a la generación de facturas que no cumplan con las normativas más recientes. Establece un calendario de actualizaciones regulares para tu software de facturación y asegúrate de implementar rápidamente cualquier actualización relacionada con cambios en la normativa fiscal o en los requisitos técnicos de las facturas electrónicas.

Al estar atento a estos errores comunes y tomar medidas proactivas para evitarlos, podrás asegurar un proceso de facturación electrónica eficiente y conforme a la ley, minimizando el riesgo de problemas legales o fiscales en el futuro.

Preguntas frecuentes sobre la creación de facturas electrónicas