Programa factura electrónica

2. Quipu

Ofrece una interfaz intuitiva y es compatible con diferentes tipos de facturas electrónicas, siendo una buena opción básica para PYMES y autónomos. Sus características destacadas:

• Digitalización de facturas y tickets
• Integración bancaria para conciliación automática
• Gestión de tesorería en tiempo real
• Aplicación móvil para Android e iOS

3. Billin

Destaca por su aplicación móvil y amplia gama de características, incluyendo seguimiento de pagos y gestión de impuestos. Como puntos fuertes podemos destacar:

• Creación y envío de facturas recurrentes
• Exportación de facturas en PDF o Excel
• Catálogo de productos y servicios integrado
• Precios competitivos, desde 6,6€ a 20€ al mes
• Compatibilidad con factura electrónica TicketBAI

Cómo elegir el mejor programa para factura electrónica

Al seleccionar un programa de facturación electrónica, consideraremos varios factores para asegurar que la solución elegida se adapte a las necesidades específicas de tu empresa y cumpla con los requisitos legales. 

1. Compatibilidad con los formatos requeridos

• Soporte para XML y Facturae: asegúrate de que el software pueda generar facturas en formato XML y, específicamente, en el formato Facturae, requerido para enviar la facturación a las administraciones públicas españolas.
• Multiformato: que el programa soporte múltiples formatos de factura electrónica, incluyendo PDF, UBL y EDIFACT, para facilitar la facturación a diferentes tipos de clientes y en distintos países.

2. Facilidad de uso e interfaz intuitiva

• Diseño intuitivo: busca un software con una interfaz clara y fácil de navegar, que permita crear y gestionar facturas de manera eficiente.
• Curva de aprendizaje: considera programas que ofrezcan formación, tutoriales, guías de usuario y una estructura lógica para minimizar el tiempo de adaptación.
• Automatización: valora que incluya funciones que automaticen tareas repetitivas, como la generación de facturas recurrentes o el cálculo automático de impuestos.

3. Integración con otros sistemas de gestión empresarial

• Compatibilidad con ERP y CRM: asegúrate de que el software pueda integrarse con tus sistemas existentes de planificación de recursos empresariales (ERP) y gestión de relaciones con clientes (CRM).
• Conexión bancaria: la capacidad de conectar con tus cuentas bancarias para la conciliación automática puede ser una característica valiosa que te ahorrará mucho tiempo en la conciliación.
• APIs y conectores: verifica si el programa ofrece APIs o conectores para facilitar la integración con otras herramientas de gestión empresarial.

4. Soporte técnico y actualizaciones regulares

• Servicio al cliente: evalúa la calidad y disponibilidad del soporte técnico, incluyendo opciones de contacto como chat en vivo, correo electrónico y teléfono.
• Actualizaciones frecuentes: opta por soluciones que se actualicen regularmente para mantenerse al día con los cambios en la legislación fiscal y las mejoras tecnológicas.

5. Seguridad y cumplimiento normativo

• Certificaciones de seguridad: verifica que el software cumpla con estándares de seguridad como ISO 27001 para garantizar la protección de tus datos.
• Cumplimiento RGPD: asegúrate de que el programa cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y otras normativas de privacidad aplicables.
• Firma electrónica: el software debe soportar la firma electrónica avanzada requerida para las facturas electrónicas.

6. Escalabilidad según las necesidades de la empresa

• Planes flexibles: busca soluciones que ofrezcan diferentes planes o módulos que puedan adaptarse al crecimiento de tu empresa.
• Límites de facturación: considera los límites de facturación mensual o anual de cada plan y asegúrate de que se ajusten a tus necesidades actuales y futuras.
• Funcionalidades avanzadas: evalúa si el software ofrece características más avanzadas que puedas necesitar en el futuro, como gestión de inventario o contabilidad integrada.

7. Características adicionales a considerar

• Multi Idioma y multimoneda: si tu empresa opera internacionalmente, estas funciones pueden ser muy valiosas.
• Acceso móvil: la disponibilidad de una aplicación móvil o acceso web responsivo puede ser muy útil para la gestión en remoto.
• Informes y análisis: capacidades avanzadas de generación de informes y análisis de datos pueden proporcionar valiosas perspectivas para tu negocio.

A la hora de decidirte, trata de priorizar aquellas que sean más relevantes para tu modelo de negocio y volumen de facturación y considera realizar pruebas gratuitas cuando estén disponibles para asegurarte de que la solución elegida se adapta perfectamente a tus necesidades antes de comprometerte con una suscripción a largo plazo.

Programas de factura electrónica para la administración pública

Para facturar a la administración pública en España, es necesario utilizar programas que cumplan con los requisitos específicos establecidos por la ley que incluyen:

• Generación de facturas en formato Factura, que es el estándar obligatorio para la facturación electrónica a las administraciones públicas españolas.
• Capacidad de firmar electrónicamente las facturas con un certificado electrónico reconocido.
• Inclusión de los códigos DIR3 (Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas) para identificar correctamente al destinatario de la factura dentro de la administración.
• Capacidad de enviar las facturas electrónicas a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) o puntos de entrada específicos de las comunidades autónomas o entidades locales.

¿Qué es un programa de facturación electrónica?

Un programa de facturación electrónica es un software diseñado para crear, gestionar y enviar facturas en formato digital. Estos programas permiten automatizar el proceso de facturación, cumpliendo con los requisitos legales y técnicos establecidos por las autoridades fiscales.

¿Es necesario un programa específico para emitir facturas electrónicas?

Aunque hoy en día no es estrictamente obligatorio utilizar un programa específico para emitir facturas electrónicas, hacerlo ofrece numerosas ventajas y facilita significativamente el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos.

Según la nueva legislación, todas las empresas estarán obligadas a recibir facturas en formato electrónico a lo largo de 2025 y 2026 y deberán hacer público su punto único de entrada para que los proveedores sepan cómo emitir sus facturas.

La Agencia Tributaria Española (AEAT) está desarrollando una plataforma gratuita para la emisión de facturas electrónicas, pero hasta el momento, no se ha anunciado su lanzamiento oficial. Mientras tanto, las empresas y autónomos tienen la opción de utilizar software de facturación privado o una combinación de soluciones públicas y privadas.

Los programas especializados en facturación electrónica están diseñados específicamente para:

• Generar facturas en formatos estandarizados como XML, UBL, EDIFACT o FacturaE, que son los formatos aceptados legalmente en España.
• Aplicar firmas electrónicas avanzadas para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos.
• Facilitar el envío seguro de las facturas a través de plataformas de intercambio certificadas.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en la Ley Crea y Crece y otras normativas fiscales vigentes.
• Automatizar procesos como la generación de facturas recurrentes, el seguimiento de pagos y la generación de informes financieros.

Ventajas de utilizar software de facturación electrónica

Aunque es posible emitir facturas electrónicas sin un programa específico, hacerlo manualmente puede ser complejo y propenso a errores, especialmente para empresas con un volumen significativo de facturación.

Por ello utilizar un programa especializado ofrece ventajas significativas:

• Eficiencia operativa: ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas y reduce errores en la introducción de datos.
• Cumplimiento normativo: garantiza que las facturas cumplen con todos los requisitos legales y fiscales actualizados.
• Integración con sistemas existentes: muchos programas pueden integrarse con ERPs y sistemas contables, optimizando los procesos empresariales.
• Accesibilidad: los sistemas basados en la nube permiten acceder y gestionar las facturas desde cualquier lugar y dispositivo.
• Análisis y reportes: ofrecen herramientas para analizar datos de ventas y generar informes financieros detallados.

Y aunque, mientras que no es estrictamente necesario utilizar un programa especializado, es altamente recomendable para la mayoría de las empresas y autónomos.

Requisitos específicos para facturas a Hacienda

Las facturas electrónicas dirigidas a Hacienda deben cumplir con ciertos requisitos:

• Formato XML estandarizado (Facturae)
• Firma electrónica avanzada
• Cumplimiento del Real Decreto 1619/2012 y la Ley 25/2013

En el mercado podemos encontrar varias opciones de software que cumplen con estos requisitos:

Software gratuito proporcionado por el Ministerio

El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ofrece un programa informático gratuito que permite crear facturas electrónicas conformes con el formato Facturae y enviarlas a través de FACe1.

Plataformas de facturación en la nube

Existen soluciones basadas en la nube que permiten la emisión de facturas electrónicas en formato Facturae y su envío a la administración pública. Estas plataformas suelen ofrecer interfaces intuitivas y no requieren instalación de software.

Módulos de ERP

Muchos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) incluyen módulos específicos para la generación y envío de facturas electrónicas a la administración pública española.

Software de gestión empresarial

Algunas soluciones de gestión empresarial incorporan funcionalidades para la creación y envío de facturas electrónicas conformes con los requisitos de la administración pública.

Soluciones de desarrolladores independientes

Existen programas desarrollados por empresas de software que se especializan en la facturación electrónica para la administración pública.

Independientemente del software elegido, este debe cumplir con aspectos importantes como:

• Actualizaciones con las últimas normativas y formatos requeridos, ofrecer soporte para la firma electrónica avanzada, permitir la inclusión de los códigos DIR3 necesarios.
• Facilitar la conexión y envío de facturas a través de FACe u otros puntos de entrada oficiales.
• Proporcionar un sistema de seguimiento y gestión de las facturas enviadas.

Además, también es recomendable que el software elegido ofrezca facilidad de uso y una interfaz intuitiva capacidad de integración con otros sistemas de gestión de la empresa, opciones de automatización para la generación de facturas recurrentes, y herramientas de reporting y análisis de la facturación.