¿Cómo enviar una factura electrónica?

Conservación de registros

• Guarda una copia de la factura en un sistema de archivo digital seguro.
• Mantén un registro de cuándo y cómo se envió la factura.
• Configura un sistema para hacer seguimiento de las facturas pendientes de pago.

Seguimiento

• Confirma con el cliente que ha recibido la factura correctamente.
• Establece un sistema de recordatorios para facturas no pagadas.

Enviar facturas electrónicas a la administración pública

El envío de facturas a la administración pública es un proceso más regulado:

1. Generación en formato Facturae. Utiliza software que genere facturas en formato Facturae con la última versión publicada. Asegúrate de que todos los campos específicos requeridos por la administración estén incluidos.
2. Firma electrónica. Utiliza un certificado digital reconocido para firmar la factura. La firma debe ser visible y verificable en la factura.
3. Uso de FACe. Accede al portal FACe. Regístrate si es tu primera vez utilizando el sistema o inicia sesión. Familiarízate con la interfaz y los pasos para subir facturas.
4. Inclusión de códigos DIR3. Obtén los códigos DIR3 correctos de la entidad a la que facturas. Asegúrate de incluir correctamente la oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
5. Proceso de envío. Sube la factura al sistema FACe. Completa todos los campos requeridos en el formulario de envío. Verifica que recibes un acuse de recibo tras el envío exitoso.
6. Seguimiento: Utiliza el sistema de FACe para hacer seguimiento del estado de tus facturas. Mantén un registro de los números de registro asignados a cada factura enviada.

Cómo enviar una factura electrónica a un ayuntamiento

El proceso de envío de facturas electrónicas a ayuntamientos se ha simplificado considerablemente desde la implementación de sistemas centralizados. Aquí te presentamos una guía actualizada y detallada:

Preparación y creación de la factura

• Verifica el punto de entrada: la mayoría de los ayuntamientos utilizan FACe como punto general de entrada, pero algunos pueden tener su propio sistema. Confirma esto en la web oficial del ayuntamiento.
• Obtén los códigos DIR3: estos códigos son específicos para cada ayuntamiento. Puedes encontrarlos en el directorio de organismos públicos de datos.gob.es. Por ejemplo, para el Ayuntamiento de Alcobendas, el código es L01280066.
• Utiliza software compatible: asegúrate de usar un programa que genere facturas en formato Facturae actualizado, que es el estándar requerido.

Contenido de la factura

Además de los datos habituales, incluye:

• Número y serie de la factura
• Fecha de expedición
• Datos fiscales completos del ayuntamiento
• Descripción detallada de los servicios o productos
• Importe total y desglose de impuestos
• Códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora)

Proceso de envío

• Accede a FACe: visita https://face.gob.es/ y autentícate con tu certificado digital.
• Sube la factura: utiliza la opción «Remitir factura».
• Completa la información: introduce los códigos DIR3 y cualquier información adicional requerida.
• Firma electrónica: si no lo has hecho previamente, firma la factura electrónicamente en este paso.
• Envío y confirmación: completa el proceso y guarda el justificante de presentación que incluirá un número de registro único.

Seguimiento y gestión

Utiliza la opción «Consultar facturas» en FACe para verificar el estado de tu factura.

Los estados posibles incluyen: registrada, contabilizada, pagada, rechazada, anulada.

Consideraciones adicionales

A partir de 2024, con la implementación de VeriFactu, las facturas electrónicas deberán incluir un código QR generado por software homologado por la AEAT.

Si es tu primera vez facturando a un ayuntamiento, considera usar la aplicación gratuita proporcionada por el Ministerio de Industria para PYMEs y autónomos.

El proceso está diseñado para ser sencillo y accesible, facilitando la transición a la facturación electrónica para todos los proveedores de la administración pública.

Cómo manejar errores al enviar facturas electrónicas a FACe

El proceso de envío de facturas electrónicas a través de FACe puede presentar algunos desafíos. Si te encuentras con errores durante este proceso, sigue un enfoque sistemático para resolverlos.

En primer lugar, presta atención al mensaje de error que proporciona el sistema FACe. Estos mensajes suelen ser bastante específicos y pueden darte pistas sobre la naturaleza del problema. Por ejemplo, podrías encontrarte con errores como «15-428 La firma de la factura es incorrecta» o «Error 448, valores incorrectos para centros administrativos».

Una vez identificado el problema, revisa cuidadosamente los datos de tu factura. Muchos errores se deben a información incorrecta o faltante. Verifica que todos los campos obligatorios estén completos y que la información sea precisa, especialmente los códigos DIR3, los datos fiscales y la firma electrónica.

Después de hacer las correcciones necesarias, genera una nueva versión de la factura, asegurándote que la nueva factura incluya todas las correcciones y que esté correctamente firmada electrónicamente.

Con la factura corregida, intenta nuevamente el proceso de envío a través de FACe. En muchos casos, este segundo intento no presentará errores si has abordado correctamente el problema inicial.

Sin embargo, si después de estos pasos el problema persiste, no dudes en buscar ayuda profesional. 

El soporte técnico de FACe está disponible para asistirte en situaciones más complejas. Cuando te comuniques con ellos, proporciona detalles específicos sobre el error que estás experimentando y las medidas que ya has tomado para intentar resolverlo. Esto les ayudará a ofrecerte una solución más rápida y efectiva.

Preguntas frecuentes sobre el envío de facturas electrónicas

¿A qué correo se debe enviar una factura electrónica?

Las facturas electrónicas para la administración pública no se envían por correo electrónico, sino a través de plataformas específicas como FACe. Para clientes privados, se puede usar el correo electrónico que el cliente haya proporcionado para este fin.

¿Cómo corregir errores en el envío de una factura electrónica?

Si detectas un error después del envío, deberás emitir una factura rectificativa siguiendo el mismo proceso de creación y envío, indicando que se trata de una corrección y referenciando la factura original.

¿Qué hacer si no recibo confirmación de envío?

Si no recibes confirmación, verifica en la plataforma de envío el estado de tu factura. Si no aparece registrada, intenta enviarla nuevamente. Si el problema persiste, contacta con el soporte técnico de la plataforma.

¿Cómo asegurarme de que mi factura electrónica ha sido recibida y aceptada?

La mayoría de las plataformas de facturación electrónica, como FACe, proporcionan un sistema de seguimiento donde puedes verificar el estado de tus facturas enviadas.

¿Qué hacer si una factura electrónica es rechazada?

Si tu factura es rechazada, revisa el motivo del rechazo, corrige los errores indicados, y vuelve a enviar la factura corregida siguiendo el mismo proceso.

¿Hay tiempo límite para enviar una factura electrónica?

El plazo para emitir facturas es generalmente de 30 días desde la prestación del servicio o entrega del bien. Sin embargo, consulta la normativa específica aplicable a tu sector y tipo de operación.