El proceso de envío de facturas electrónicas a clientes y administraciones públicas en España implica varios pasos clave. Será necesario generar la factura utilizando software de facturación electrónica certificado que cumpla con los requisitos legales, asegurando que todos los campos obligatorios estén completos y los cálculos de impuestos sean correctos. Para enviar facturas a la administración pública, se debe utilizar el formato Facturae y firmarlas electrónicamente con un certificado digital.
En caso de errores, se deben corregir los datos y volver a enviar la factura. El proceso completo está diseñado para ser accesible y eficiente, favoreciendo la transición a la facturación electrónica para proveedores del sector, tanto público como privado.
Cómo enviar una factura electrónica
Para enviar una factura electrónica en España, sigue estos pasos:
1. Generación de la factura electrónica
Utiliza un software de facturación certificado que cumpla con los estándares actuales. Asegúrate de que todos los campos obligatorios estén completos y sean precisos. Incluye una descripción detallada de los productos o servicios facturados, el NIF, el importe y los impuestos aplicados.
2. Firma electrónica
La factura debe ser firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad e integridad. Puedes utilizar un certificado digital.
3. Envío de la factura
- Si es a la Administración Pública: Debes enviarla a través del portal FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas). Accede al portal, adjunta la factura en formato XML y completa los campos solicitados.
- Si es a una empresa o cliente privado: Puedes enviarla por correo electrónico, adjuntando la factura en formato PDF o XML firmado. Si utilizas una plataforma de facturación, asegúrate de que el cliente tenga acceso a ella. Incluye un mensaje claro y conciso en el correo electrónico que acompaña la factura.
4. Conservación
Guarda una copia de la factura electrónica en tus registros durante un mínimo de 4 años. Mantén un registro de cuándo y cómo se envió la factura. Configura un sistema para hacer seguimiento de las facturas pendientes de pago.
5. Seguimiento
Confirma con el cliente que ha recibido la factura correctamente. Establece un sistema de recordatorios para facturas no pagadas.
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Enviar facturas electrónicas a la administración pública
El envío de facturas a la administración pública es un proceso más regulado:
- Generación en formato Facturae. Utiliza software que genere facturas en formato Facturae con la última versión publicada. Asegúrate de que todos los campos específicos requeridos por la administración estén incluidos.
- Firma electrónica. Utiliza un certificado digital reconocido para firmar la factura. La firma debe ser visible y verificable en la factura.
- Uso de FACe. Accede al portal FACe. Regístrate si es tu primera vez utilizando el sistema o inicia sesión. Familiarízate con la interfaz y los pasos para subir facturas.
- Inclusión de códigos DIR3. Obtén los códigos DIR3 correctos de la entidad a la que facturas. Asegúrate de incluir correctamente la oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
- Proceso de envío. Sube la factura al sistema FACe. Completa todos los campos requeridos en el formulario de envío. Verifica que recibes un acuse de recibo tras el envío exitoso.
- Seguimiento: Utiliza el sistema de FACe para hacer seguimiento del estado de tus facturas. Mantén un registro de los números de registro asignados a cada factura enviada.
Cómo enviar una factura electrónica a un ayuntamiento
El proceso de envío de facturas electrónicas a ayuntamientos se ha simplificado considerablemente desde la implementación de sistemas centralizados. Aquí te presentamos una guía actualizada y detallada:
1. Preparación y creación de la factura
- Verifica el punto de entrada: la mayoría de los ayuntamientos utilizan FACe como punto general de entrada, pero algunos pueden tener su propio sistema. Confirma esto en la web oficial del ayuntamiento.
- Obtén los códigos DIR3: estos códigos son específicos para cada ayuntamiento. Puedes encontrarlos en el directorio de organismos públicos de datos.gob.es. Por ejemplo, para el Ayuntamiento de Alcobendas, el código es L01280066.
- Utiliza software compatible: asegúrate de usar un programa que genere facturas en formato Facturae actualizado, que es el estándar requerido.
2. Contenido de la factura
Además de los datos habituales, incluye:
- Número y serie de la factura
- Fecha de expedición
- Datos fiscales completos del ayuntamiento
- Descripción detallada de los servicios o productos
- Importe total y desglose de impuestos
- Códigos DIR3 (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora)
3. Proceso de envío
- Accede a FACe: visita https://face.gob.es/ y autentícate con tu certificado digital.
- Sube la factura: utiliza la opción «Remitir factura».
- Completa la información: introduce los códigos DIR3 y cualquier información adicional requerida.
- Firma electrónica: si no lo has hecho previamente, firma la factura electrónicamente en este paso.
- Envío y confirmación: completa el proceso y guarda el justificante de presentación que incluirá un número de registro único.
4. Seguimiento y gestión
Utiliza la opción «Consultar facturas» en FACe para verificar el estado de tu factura. Los estados posibles incluyen: registrada, contabilizada, pagada, rechazada, anulada.
Consideraciones adicionales
A partir de 2024, con la implementación de VeriFactu, las facturas electrónicas deberán incluir un código QR generado por software homologado por la AEAT.
Si es tu primera vez facturando a un ayuntamiento, considera usar la aplicación gratuita proporcionada por el Ministerio de Industria para PYMEs y autónomos.
El proceso está diseñado para ser sencillo y accesible, facilitando la transición a la facturación electrónica para todos los proveedores de la administración pública.
Cómo manejar errores al enviar facturas electrónicas a FACe
El proceso de envío de facturas electrónicas a través de FACe puede presentar algunos desafíos. Si te encuentras con errores durante este proceso, sigue un enfoque sistemático para resolverlos.
En primer lugar, presta atención al mensaje de error que proporciona el sistema FACe. Estos mensajes suelen ser bastante específicos y pueden darte pistas sobre la naturaleza del problema. Por ejemplo, podrías encontrarte con errores como «15-428 La firma de la factura es incorrecta» o «Error 448, valores incorrectos para centros administrativos».
Una vez identificado el problema, revisa cuidadosamente los datos de tu factura. Muchos errores se deben a información incorrecta o faltante. Verifica que todos los campos obligatorios estén completos y que la información sea precisa, especialmente los códigos DIR3, los datos fiscales y la firma electrónica.
Después de hacer las correcciones necesarias, genera una nueva versión de la factura, asegurándote que la nueva factura incluya todas las correcciones y que esté correctamente firmada electrónicamente.
Con la factura corregida, intenta nuevamente el proceso de envío a través de FACe. En muchos casos, este segundo intento no presentará errores si has abordado correctamente el problema inicial.
Sin embargo, si después de estos pasos el problema persiste, no dudes en buscar ayuda profesional.
El soporte técnico de FACe está disponible para asistirte en situaciones más complejas. Cuando te comuniques con ellos, proporciona detalles específicos sobre el error que estás experimentando y las medidas que ya has tomado para intentar resolverlo. Esto les ayudará a ofrecerte una solución más rápida y efectiva.
Preguntas frecuentes sobre el envío de facturas electrónicas
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y un plan financiero?
Un presupuesto es una estimación de los ingresos y los gastos de la empresa durante un período específico, generalmente de un año. Mientras tanto, un plan financiero es un enfoque más amplio que no solo incluye el presupuesto, sino también estrategias para la gestión del flujo de caja, la planificación de inversiones, la proyección de resultados a largo plazo y la toma de decisiones financieras. El plan financiero ofrece una visión global de cómo se deben utilizar los recursos para alcanzar los objetivos empresariales.
¿Cómo puedo saber si mi empresa necesita un plan financiero?
Si tu empresa está en crecimiento, tiene dificultades para gestionar los flujos de caja o se enfrenta a decisiones estratégicas importantes, es el momento adecuado para desarrollar un plan financiero. Además, un plan financiero es esencial si deseas obtener financiación externa, optimizar recursos o simplemente asegurarte de que tu empresa sigue una dirección clara y organizada. Un plan financiero ayuda a establecer metas claras y permite anticipar posibles problemas antes de que ocurran.
¿Con qué frecuencia debo revisar mi plan financiero?
Es recomendable revisar el plan financiero de la empresa al menos de manera trimestral, aunque algunas empresas pueden necesitar hacer ajustes mensuales, especialmente si están en un entorno dinámico o si experimentan cambios significativos en los ingresos, costos o en las condiciones del mercado. Las revisiones periódicas permiten hacer ajustes y asegurarse de que el plan se mantenga alineado con los objetivos y desafíos actuales de la empresa.
