Factura electrónica obligatoria

¿Es obligatoria la factura electrónica en España?

Sí, la factura electrónica será obligatoria en España para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (Business to Business). 

Se implementará de forma gradual, comenzando con las empresas de mayor facturación y extendiéndose posteriormente al resto de negocios y profesionales.

Ley Crea y Crece: ¿cómo afecta a la facturación electrónica?

La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en octubre de 2022, introdujo la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresarios y profesionales. 

Esta ley establece el marco legal para la implementación de la facturación electrónica y emplaza al desarrollo de un reglamento que especifique los requisitos técnicos y de información que deben incluirse en las facturas electrónicas.

Factura electrónica obligatoria AEAT: qué necesitas saber

La Agencia Tributaria (AEAT) quiere facilitar la implementación de la factura electrónica obligatoria y para ello ha puesto a disposición de los usuarios un programa propio de facturación. De esta forma las empresas podrán utilizar dicho programa de la AEAT o un programa de factura electrónica certificado para emitir sus facturas.

Con estas medidas, la AEAT tendrá la capacidad de extraer información estadística de las facturas electrónicas y monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial.

Fechas de entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria

La implementación de la facturación electrónica obligatoria seguirá un calendario escalonado:

• A partir de julio de 2024: empresas con un volumen de negocio anual superior a 8 millones de euros.
• A partir de 2025: el resto de empresas y profesionales.

Estos plazos comenzarán a contar desde la aprobación del reglamento específico, que aún está pendiente de publicación oficial.

¿Quiénes están obligados a utilizar la factura electrónica?

La obligación de utilizar la factura electrónica afectará a todas las empresas y profesionales autónomos en sus relaciones B2B. 

Sin embargo, esta obligación no se aplicará a las transacciones con consumidores finales (B2C).

Pasos para implementar la factura electrónica en tu empresa

La transición hacia la facturación electrónica obligatoria requiere una planificación cuidadosa y una ejecución metódica. 

A continuación, se detallan los pasos esenciales para implementar con éxito la factura electrónica en tu empresa:

1. Familiarízate con la normativa y los requisitos técnicos

• Infórmate sobre el Real Decreto 1007/2023 y la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). No es necesario que lo estudies a fondo pero sí, al menos, tengas los conocimientos necesarios sobre lo que implica.
• Identifica los requisitos específicos para tu sector y tamaño de empresa: Verifica si tu empresa está dentro del grupo de «grandes empresas» (facturación anual superior a 8 millones de euros) o PYMES y autónomos, ya que los plazos de implementación varían.
• Mantente informado sobre las actualizaciones y plazos oficiales. Establece un sistema de alertas o designa a un responsable en tu empresa para monitorear y comunicar internamente cualquier cambio en la normativa o plazos

2. Elige un software de facturación electrónica certificado o utiliza la solución proporcionada por la AEAT

• Evalúa las diferentes opciones de software disponibles en el mercado: puedes empezar creando una lista de características esenciales que necesitas en tu software, como la capacidad de digitalizar facturas, integración bancaria, gestión de impuestos o tesorería, y compara las funcionalidades ofrecidas por cada software con tus necesidades específicas. Por ejemplo, si necesitas una aplicación móvil, asegúrate de que el software la proporcione.
• Considera factores como la compatibilidad con tus sistemas actuales, facilidad de uso, soporte técnico y costes. Verifica que el software pueda integrarse con tus sistemas actuales de contabilidad, CRM o ERP, busca una interfaz intuitiva y con una una curva de aprendizaje rápida, y asegúrate de que el software pueda crecer con tu empresa.
• Si optas por la solución de la AEAT, familiarízate con la plataforma VeriFactu. Entiende los aspectos técnicos de VeriFactu, como el formato XML requerido para las facturas, los protocolos de comunicación (SOAP 1.1) y los requisitos de seguridad (HTTPS y certificado electrónico cualificado), familiarízate con el proceso de validación de facturas de VeriFactu y estudia la estructura requerida para los mensajes de remisión, incluyendo la información necesaria en la cabecera y en cada registro de facturación.

3. Adapta tus procesos internos para la emisión y recepción de facturas electrónicas

• Revisa y actualiza tus procedimientos de facturación y contabilidad, como, por ejemplo, actualizar tus políticas de facturación para incluir los requisitos legales de la facturación electrónica, como los plazos de emisión y los datos obligatorios, o ajustar tus procedimientos de conciliación contable para adaptarlos al nuevo formato electrónico de las facturas
• Asegúrate de que tu sistema pueda generar facturas en el formato Facturae requerido, verifica que tu software de facturación pueda generar archivos XML, implementa un sistema de validación automática
• Implementa procesos para el registro y seguimiento de los estados de las facturas (aceptación, rechazo, pago). Configura alertas automáticas para notificar sobre cambios en el estado de las facturas, especialmente para rechazos o retrasos en los pagos, establece un flujo de trabajo para la gestión de facturas pendientes de pago y crea un sistema de reportes que proporcione visibilidad sobre el estado general de las facturas.

4. Forma a tu personal en el uso del nuevo sistema

• Organiza sesiones de capacitación para los empleados involucrados en la facturación y contabilidad. Diseña un programa de formación estructurado que cubra todos los aspectos del nuevo sistema, desde la creación básica de facturas hasta funciones avanzadas, e incluye tanto formación teórica sobre la normativa de facturación electrónica como práctica.
• Proporciona manuales y guías de usuario para el nuevo software. Crea guías paso a paso para los procesos más comunes, diseña infografías y diagramas visuales, o prepara videos tutoriales.
• Designa responsables internos que puedan servir como punto de referencia para consultas y soporte. Identifica a los empleados con mayor aptitud y conocimiento del nuevo sistema y crea un directorio claro de a quién contactar para diferentes tipos de problemas

5. Comunica a tus clientes y proveedores el cambio a facturación electrónica

• Informa con antelación a tus socios comerciales sobre tu transición a la facturación electrónica. Es recomendable hacerlo al menos con un mes de antelación a la implementación para dar tiempo suficiente para adaptarse.
• Proporciona instrucciones claras sobre cómo recibirán y deberán procesar las nuevas facturas electrónicas. Asegúrate de que tus proveedores y clientes comprendan el formato Facturae que utilizarás y cualquier requisito técnico necesario para recibir las facturas.
• Establece un canal de comunicación para resolver dudas y problemas durante la transición. Anima a tus clientes a proporcionar retroalimentación sobre el proceso. Esto no solo ayudará a resolver problemas rápidamente, sino que también fortalecerá la relación comercial

6. Realiza pruebas antes de la fecha de implementación obligatoria

• Configura un entorno de pruebas para simular la emisión y recepción de facturas electrónicas. Prepara una variedad de casos de prueba que cubran diferentes tipos de transacciones, como ventas regulares, devoluciones, facturas rectificativas, y facturas con diferentes tipos de IVA.
• Verifica la correcta generación de los registros de facturación de alta y anulación, incluyendo la huella (hash) y la firma electrónica. Valida los campos obligatorios, prueba la generación del hash, verifica la firma electrónica, prueba el proceso de anulación, etc.
• Comprueba la interoperabilidad con los sistemas de tus principales clientes y proveedores. Identifica clientes y proveedores clave y coordina pruebas conjuntas, así podrás probar la recepción y validación o diferentes canales de envío.

7. Considera la integración con otros sistemas empresariales

• Evalúa la posibilidad de integrar la facturación electrónica con tu ERP, CRM o sistemas de gestión de inventario.
• Busca oportunidades para automatizar procesos relacionados, como la conciliación bancaria o la gestión de cobros.

Siguiendo estos pasos tu empresa estará bien preparada para adoptar la facturación electrónica obligatoria de manera eficiente y cumpliendo con todos los requisitos legales y técnicos establecidos por la normativa españolae